PERSONAL KANBAN by Jim Benson &Tonianne DeMaria Barry.

यह किताब किसके लिए है

-पेशेवर लोग जो एक गतिशील और लचील जीवन प्रबंधक साधन की खोज में हैं।

• हर उस व्यक्ती के लिए जो दफ्तर और व्यक्तीगत जीवन के बीच संतुलन बनाना चाहता है।

-रचनात्मक लोग जो खुद को काम की लंबी-लंबी और जब्बाऊ सूचियों के कारण नकारात्मक रूप से प्रेरित पाते हैं।

लेखक के बारे में

लेखक जिम बेसन कई संगठनों के लिए काम कर चुके – सरकारी विभागों से लोकर दुनिया की 10 बड़ी कंपनियों से लेकर नए उद्यमों (स्टार्टअपौ) तक । जिमाएक सॉफ्टवेयर बनाने वाली कंपनी गाँइस कूपरेंडी के सह-मालिक हैं और साथ ही साथ गें वे एक प्रबंध सलाहकार भी हैं जो व्यक्तिगत कनबन का उपयोग करके काम के चातावरण को सुधारते हैं।

टोनीटने डी-मैरिया मेरी एक प्रबंधन सलाहकार हैं। वह फैशन उद्योग के साथ ही साथ सरकारी विभागों, एन.जी.ओ, बड़ी-बड़ी कंपनियों और स्टार्टअयों के लिए काम कर चुकी है।

यह किताब आपको क्यों पढ़नी चाहिए?

अगर आप इंटरनेट पर किताबें पढ़ते हैं या फिर किसी नजदीकी पुस्तकालय जाते हैं तो आपका जरूर समय प्रबंधन की सैकड़ों तकनीकों से पाला पड़ा होगा । इनमें से ज्यादातर तकणीक सिर्फ सूचिया बनाने की होती है जबकि बाकी कंप्यूटर ऐल्गरिदमों जैसी जटिल होती है। हालांकि इन सारी समय प्रबंधन तकनीकों में जो एक बात समान होती है, वो होती है. इनकी असरहीनता!

कभी ना कभी ऐसा वक्त आता है जब हम समय पर अपनी पकड़ मजबूत करना चाहते हैं, अपने समय को सही से प्रबंधित करना चाहते हैं। लेकिन उपलब्ध तकनीकों में से कोई भी तकनीक इस काम में हमारी पूरी तरह मदद नहीं करती है और आखिरकार हम वक्त के लिए तड़पते रह जाते हैं।

तो आपको व्यक्तिगत कनबन क्यों उपयोग करना चाहिए? क्योंकि यह सिद्ध हो चुका है कि प्रबंधन की कनवन तकनीक काम करती है। टोयोटा द्वारा स्ट्रीमलाइन उत्पादन के लिए अपनाई गई कनबन तकनीक से टोयोटा बिना अपनी गुणवत्ता से समझौता किये अपने उत्पादन की राशि घटा सका। इसके बाद से कई दुसरी कपनियों ने भी कनबन तकनीक का उपयोग करना शुरु कर दिया जिनमें से कई इसे आज भी इस्तेमाल में लाती हैं।

व्यक्तिगत कनबन भी वास्तविक कनबन पर आधारित है। बस फरक हतना है कि इसे लोगों के व्यक्तिगत उपयोग के अनुसार ढाल दिया गया है। एक्साम्पल के लिए, आप स्वयं इसे अपने जीवन के हिसाब से डाल सकते हैं।

इन पाठों में आप सीखेंगे कि आप अपने सारे लक्ष्यों और कामों, वाहे वे घर के हों या फिर दफ्तर के का नक्शा कैसे खींच सकते हैं। और उन्हें दृष्टिगत करता जिससे कि वे पूरे

हो सके। व्यक्तिगत कनबन की तकनीक आपके कामों को टालने की आदत पर लगाम कसती है और आपको अपने कामों पर पुनः नियंत्रण देती है।

इसके अलावा आप सीखेंगे

• एक अव्यवस्थित और एक संतुलित जिंदगी के बीच के संबंध के बारे में।
• क्यों व्यक्तिगत कनबन का उपयोग करता दिनचर्या बनाना, कामों की सूची बनाना और किसी काम को करने की समयसीमा निर्धारित करना जैसी तकनीकों से ज्यादा

फायदेमंद है।

• आधे-अधूरे छोड़े गए काम आपके मस्तिष्क को किस प्रकार प्रभावित कर सकते हैं।

घर और दफ्तर के जीवन के बीच असंतुलन से आप अर्थपूर्ण लक्ष्यों को निहारने की दृष्टि खो सकते हैं लेकिन व्यक्तिगत कनबन आपको इस परेशानी से बाहर निकाल सकता है।

क्या आपने कभी अपने आप को काम के बोड़ा तले दबे, तनावग्रस्त और आराम के एक शांत पल को टूटने के लिए संघर्षरत पाया है? इस तरह के वक्त में छोटे -छोटे सुख, जैसे किसी दोस्त के साथ चाय पर मिलना, भी हमें स्वर्ग सरीखा एहसास दिलाते हैं। क्या आपने कभी सोचा है कि आखिर ऐसा क्यों होता है?

यह इसलिए होता है क्योंकि हम अपनी व्यक्तिगत जिंदगी और दफ्तरी जीवन से भिन्न देखते हैं, यह गुण हमारे काम और व्यक्तिगत जीवन के संतुलन को बिगाड़ के रख देता

है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि हमारी व्यक्तिगत और दपत्तरी जिंदगी एक ही जीवन के दो पहलू हैं। एक आदर्श संसार में, जीवन के ये दोनों ही पहलू आपके लिए अर्थपूर्ण होंगे। लेकिन दिक्कत असल में तब आती है जबकि हम अपना सारा समय और ऊर्जा अपने जीवन के केवल एक ही हिस्से को योजित करने में लगा देते हैं। एकाम्पल के लिए, आपको मुद्दो दोस्तों के साथ घूमने जाना है यह पर्ची पर लिखना थोड़ा-सा मजाकिया लग सकता है। आप संभवतया अपने दफ्तर में किये जाने वाले

कामों (टूडू लिस्ट) कामों की सूची बनाना ज्यादा पसंद करेंगे जो ज्यादातर देर शाम तक सत्म होती होगी जहाँ पर आपके पास लोगों से मिलने के लिए पर्याप्त ऊर्जा शेष ना बची हो।

लेकिन यह एकमात्र परेशानी नहीं है। जब आप अपनी जिंदगी के दोनों पेहलुओं के साथ अलग-अलग व्यवहार करते हैं तो आप अपने जीवन-परिवर्तक लक्ष्यों जैसे- विदेश में रहना और ज्यादा धार्मिक तरीके से रहना। क्योंकि इस तरह के लक्ष्य आपसे व्यक्तिगत जीवन और दफ्तरी जीवन दोनों में प्रयासों की मांग करते इसलिए अगर आप अपने लक्ष्य जीवन के इन दोनों पेहलुओं को ध्यान में रखकर नहीं बनाते हैं तो इस बात की अधिक संभावना होगी कि आप उन्हें प्राप्त ना कर पाए।

एक्साम्पल के लिए, एक स्वस्थ जीवन जीने के लिए हमें शारीरिक अभ्यास और फलों के कुछ टुकड़ों का सेवन करने से अधिक प्रयासों की आवश्यकता होती है। वास्तव में एक स्वस्थ जीवन की प्राप्ति के लिए आपको अपने तनाव को कम करना होगा, जिसके लिए आप चाहें तो नियमित छोटे-छोटे ब्रेक ले हैं।

तो क्या आप जीवन के दोनों पहलुओं पर बराबर ध्यान देने के लिए तैयार है? “हाँ”, मगर कैसे?

व्यक्तिगत (पर्सनल) कनबन के इस्तेमाल से यह तकनीक आपको अपनी योजनाओं, कामों की फेहरिस्त और क्रियाकलापों को दृष्टिगत करने में मदद करेगी और साथ-ही-साथ पर्सनल कनबन आपको अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों के मार्ग पर चलाने में भी सहायक सिद्ध होगी।

कनबन की तकनीक कंपनियों के लिए विकसित की गई थी लेकिन व्यक्तिगत कनबन खासतौर पर आपकी ज़िंदगी के लिए बनाया गया है।

मोटरकार निर्माता कंपनी में कार्यरत एक इंजीनियर टाईची ओहनों एक बार अमेरिका के दौरे पर थे एक दिन वे एक स्थानीय सुपरमार्केट में पहुंचे। उस सुपरमार्केट में एक चौज ने उन्हें बहुत ही गहराई से प्रभावित किया, वो चीज़ थी- “सामान से बहुत ही शानदार तरीके से भारी गई सेल्फ (अलमारियाँ)”उस सुपरमार्केट ने कई तरह का बहुत ज्यादा सामान गंगाने और उसे बेतरतीब हँसने की जगह सिर्फ वही सामान वहाँ पर रखा था जिसकी उसके ग्राहकों को सबसे ज्यादा जरूरत थी। उसी क्षण ओहनो को एहसास हुआ कि इसी तरह का एक कदम टोयोटा की असेंबली लाइन को बहुत ही बेहतर तरीके से सुधार सकता है और इस प्रकार कनबन तकनीक के औद्योगिक उपयोग का उदय हुआ।

अब क्योंकि ओहनों का लक्ष्य अपनी गाड़ी की कीमत को गुणवत्ता के साथ बिता समझौता किये कम करना था इसलिए उनके लिए जिस क्षेत्र पर ध्यान देना जरूरी था वह थी- इनवेंटरी । क्योंकि गाड़ियों को संभाले रखना महंगा पड़ता है और इससे उनकी गुणवत्ता में भी कोई सुधार नहीं आता है।

तो टोयोटा ने आखिरकार इस परेशानी को कैसे हैन्डल किया?

गाड़ियों के भंडारण का खर्च कम करने के लिए उन्होंने मांग होने पर ही गाड़ियां बनाने का निर्णय लिया। और उत्पादन की र्फत्तार बढ़ाने के लिए उन्होंने बिलबोर्ड जैसे डिस्प्ले वाला सिस्टम तैयार किया जिससे पूरे कारखाने के कामकाज पर निगरानी रखी जा सकती थी। अब, काम सौंपे जाने का इंतजार करने के बजाय कामगार सिर्फ बिलबोर्ड पर निगाहें डालकर पता लगा सकते थे कि आगे क्या करना है। इसके परिणामस्वरूप काराने में काम जल्दी से होने लगा और इस प्रकार काम करवाने के लिए कम प्रबंधकों की जरूरत पड़ने लगी।

इस तकनीक ने इतने शानदार तरीके से काम कि कंपनियां इसे हर क्षेत्र में इस्ते करने लगी। इसे इतिहास में “कनबन या “बिलबोर्ड के जाना जाता है।

व्यक्तिगत कनबन संगठनात्मक कनबन से ही उपजा है। यह जरूर है कि हमारी ज़िंदगी एक असेंबली लाइन के जैसे काम नहीं करती है, इसलिए इस व्यक्तिगत सिस्टम को ज्यादा लचीला और हमारी बदलती जिंदगी और लक्ष्यों के हिसाब से जल्दी बदलने वाला बनाया गया है।

यह कुछ इस तरह से काम करता है। व्यक्तिगत कनबन दो सिद्धांतों पर काम करता है:

पहला सिद्धांत है एक बोर्ड पर अपने सारे कामों को चिंत्रित करके अपने काम की दिशा को दृष्टिगत करना । यह क्रियाविधि आपको बहुत सारे काम एक ही वक्त पर व्यवस्थित करने की सुविधा देती है और आपके दूसरे काम को निश्चित करने में मदद करती है। कई सारे काम करने को है, इस बात की चिंता मन में रखने के बजाय कनबन आपको सब कामों का भार उतारने में मदद कर्ता है।

कनबन का दूसरा सिद्धांत है- “अपने काम को थोड़ा-थोड़ा करता ।”हमें उतना ही काम हाथ में लेना चाहिए जितना कि हम करने में समर्थ हैं। अब तक शायद आप जान चुके होंगे कि कनबन वास्तव में है क्या। तो अब बारी है आपका कनबन तैयार करने की

अपना कनबन बनाना एक माध्यम चुनना, इसे सही जगह पर रखना और तीन चरण फॉलो करने जितना आसान है।

तो आपने निर्णय कर लिया है कि आपका जीवन सुधरी हुई व्यवस्था से लाभान्वित होने वाला है। खैर, अपना कनबन बनाने के लिए आपको जो चीजें चाहिए वो हैं एक पेन, बोर्ड और कुछ स्टिकी नोट्स (छोटे-छोटे चिपकने वाले कागज के टुकडे), जिनसे आप अपने वर्कफ्लो का नक्शा बना सके और अपनी उत्पादकता बढ़ा सकें।

मगर आपको अपना कनबन बनाना कैसे है?

सबसे पहले, आपको यह निर्णय करना होगा कि आप अपना कनबन बनाने के लिए किस माध्यम का उपयोग करने वाले हैं और आप इसे कहाँ रखेंगे। हमेशा याद रखिए, आपका व्यक्तिगत कनबन आपके स्वयं के काम के पलो को दृष्टिगत करने के लिए बनाया जाना है। तो चाहे आप इसे हाथ से बनाए या फिर कंप्यूटर से, इसे ऐसे माध्यम में रखना ज्यादा प्रभावशाली रहेगा जहाँ पर आप इसे हमेशा देख सकते है जैसे कि आप इसे अपने दफ्तर में किसी तख्ती (बोर्ड) पर चिपका सकते हैं या फिर घर की किसी खास जगह पर रख सकते हैं जहाँ पर आप नियमित रूप से जाते हों।

एक बार जब आप अपना माध्यम और जगह चुन लेते हैं तो आप अपने व्यक्तिगत कनबन से बस 3 कदगों की दुरी पर रह जाते हैं।

सबसे पहले अपने कागज पर 3 या तीन से ज्यादा कार्यप्रगति के स्तम्भ (कॉलम) बना लीजिए। ये स्तम्भ कुछ इस प्रकार के हो सकते हैं- रेडी (मतलब काम शुरू होने के लिए तैयार है); दूग (मतलब काम हो रहा है) और आखिर में इन यानि काम पुरा हो चुका है। जैसे आप काम करते जाते हैं आप उन्हें एक स्तम्भ से दूसरे स्तम्भ में जाते देख सकते है।

दूसरा चरण अपने उन लक्ष्यों की सूची तैयार करना है जिन्हें आपने कभी पाने की कोशिश की थी मगर किसी कारणवश आप उन्हें प्राध न कर पाए हों। इसको करने का एक अच्छा तरीका अपने सारे भावी लक्ष्यों को स्टिंकि नोट्स पर लिखना है- चाहे आपका लक्ष्य माँ को फोन करने जीतने छोटा या फिर विंदेश यात्रा जितना बड़ा ही क्यों ना हो। आपको बस वह लक्ष्य कागज पर लिखकर दीवार पर चिपका देना है।

तीसरा चरण यह निर्धारित करता है कि आप एक वक्त में कितने काम एक साथ हैडल कर सकते हैं। हमेशा याद रखिए कि आप ज्यादा प्रभावशाली तब होते हैं जब आपके हाथ में बहुत सारी चीजें एक साथ करने को नहीं होती है। आप पहले पहले यूंही कोई भी संख्या चुन सकते हैं जैसे कि 3- और बीतते वक्त के साथ आपको स्वत: ही यह एहसास हो जाएगा कि आपमें कितने कामों को एक साथ हेन्डल करने की काबिलियत है।

और इस तरह आपका व्यक्तिगत कनबन तैयार हो जाता है। अब इसे काम में लाने का वक्त है।

व्यक्तिगत कनबन को क्रियान्वित करने से अब आप बस 4 कदम दूर हैं।

जैसा कि अब तक आप अपना व्यक्तिगत कनबन तैयार कर चुके हैं तो अब बारी आती है इसे प्रयोग करने की । आपका सबसे पहला काम है नए कामों को कनबन में शामिल करना और चर्कफ्लो को बनाए रखना । कनबन को तैयार करते वक्त यह बात ध्यान में रखनी चाहिए कि सबसे जरुरी काम को आपको अपने कनबन की रेडी अवस्था में रखना है।

अपने कनबन आपको पाँचवा कदम जो उठाना है वो है- “ज्यादा अहमियत रखने वाले कामों को खींचकर रेडीसे डूइंग अवस्था में ले जाना”, जैसे ही आपके काम का बोझ

कम हो जाता है। रवीचनाधफैलने से जरा अलग है क्योंकि आपको कोई अन्य व्यक्ति (जैसे कि आपका बॉस) काम सौंप नहीं रहा है बल्कि आप खुद अपनी वर्तमान aषमता को

देखकर स्वयं को काम सौंप रहे हैं। इसलिए हमें काम को खींचना हे “धकेलनाप्नहीं।

छटवें चरण के साथ ही कनबन के क्रियान्वयन की शुरुआत हो जाती है जैसे ही आप अपने ‘इडगस्तम्भ के कामों को हेन्डल करने लगते हैं याद रहे चीजों को ‘इन”स्तम्भ तक ले जाना आपके लिए एक इनाम के जैसे होगा । एक रूसी मनोविज्ञानी बी. जीगार्निक के अनुसार, लोग अधूरे कामों से ज्यादा अपने पुर्ण कामों को याद रखते हैं। इसलिए “इन’स्तम अल्यंत आवश्यक है । इसलिए इसानी दिमाग को अधूरे कामों से छुटकारा दिलाने में कुछ बलोशर मदद कर सकते हैं। किसी काम को इनकी सूची में शामिल करने के विचार से मिलने वाली प्रेरणा आपके लिए केक के ऊपर बर्फ की सतह की भांति कार्य करेगी।

अब जैसा कि आप अपने कनबन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो 7वाँ चरण जो आता है वह है- विभित्न क्षेत्रों में अपने कनबन की प्रगति का मूल्यांकन करना । प्रत्येक काम और चरण (एक्जाम्पल के लिए आप अलग अलग कामों या प्रोजेक्टों के लिए अलग अलग रगों का इस्तेमाल अपने कनबन में कर सकते हैं) जिससे किसी विशेष काम में आने वाली दिक्कतों को जल्दी से ढंढा और ठीक किया जा सके। इसे अच्छे से समझने के लिए, मान लीजिए कि आपको रचनात्मक कामों को करने में गहरी दिलचस्पी है लेकिन आपके कनबन में बस अकाउटिंग ही अकाउटिंग का काम आ रहा है। इस परेशानी को ढूंढना ही अपने आपमें इस परेशानी के हल को ढूढने की तरफ एक बड़ा कदम है। इस केस में हो सकता है कि आपके दफ्तर की प्रमुख मांग ही गणित हो । ऐसे में इस परेशानी की तरफ से ध्यान हटाने के अलावा शायद ही कुछ किया जा सकता है।

और बस इस तरह से आपका व्यक्तिगत कनबन तैयार हो जाता है और साथ ही साथ काम भी करने लग जाता है। चलिए अब जानते हैं कि यह आपके लिए क्या-क्या कर सकता है?

व्यक्तिगत कनबन फ़ायदों से भरपूर है।

कई बार हमारे करियर के लिए फायदेमंद शानदार प्रोजेक्टों को ना कहना आसान नहीं होता । वही कई बार अच्छी चीजों को भी ना कहना सबसे बेहतरीन चीज होती है जो कि आप कर सकते हैं। शुक्र है कि व्यक्तिगत कनबन आपकी करने लायक कामों की संख्या को घटाकर आपको ज्यादा असरदार बनाता है।

यह इतना ज्यादा आवश्यक क्यों है?

क्योंकि अपने दिमाग पर काम का ज्यादा बोझ डालने से हमारी उत्पादकता में कमी आती है। जिस प्रकार सड़क पर लगा जाम खाली स्थान को कम कर देता है ठीक उसी प्रकार कामों की अधिक संख्या हमारी कार्यकारी मेमोरी को जाम कर देती है। जब आपका मस्तिष्क बहुत ज्यादा भरा होता है तो सिर्फ उत्पादकता ही वह एकमात्र चीज नहीं होती जो आप खो रहे होते हैं। उत्पादकता के साथ ही साथ काम के ज्यादा बोड़ा से आपकी रचनात्मकता में कमी आती है और इससे आपका ध्यान आसानी से विचल हो जाता है और आखिरकार आप कामों को टालना अधिक बेहतर समझाने लगते हैं।

व्यक्तिगत काबत आपको इन परेशानियों से बचाता है और उतना ही काम देता है जितना आप उस वक्त कर सकते हैं।

इसके अलावा व्यक्तिगत कनबन आपके क्रियाकलापों पर निगरानी रखकर आपको अपने समय का पूर्ण सदुपयोग करने में सहायता करता है। एकज़ाम्पल के लिए, क्या कभी-कभी आपको ऐसा नहीं लगता कि वक्त बिना कुछ हुए ही बहुत ही तेजी से बीतता जा रहा है। ऐसी स्थिति में आपके कनबन का “इनस्तम्भ आपको एक ही नजर में यह बताने में सहायक होगा कि कितने सारे छोटे छोटे और आसानी से छोड़ दिए या भूले जाने वाले काम आपने खत्म कर दिए है।

मगर कनबन सिर्फ इसी तरीके से आपका समय नहीं बचाता है। इसके साथ ही साथ कनबन आपको अलग-अलग तरीकों/रास्तों के फायदे और नुकसानों की तुलना करने में भी हमारी मदद करता है। एग्जांपल के लिए मान लीजिए कि आप स्कूल में हैं आपको एक प्रोजेक्ट पेपर लिखना है। इसके लिए आप घंटों शोध करते हैं मगर फिर भी आपका प्रोजेक्ट पूरी तरह से तैयार नहीं हो पाता। फिर भी आपके कनबन का यह दृष्ित रिमाझन्डर कि आपने अभी तक अपना काम पूरा नहीं किया है, आपको अपने उस काम को अलग तरीके से करने का मौका देगा । जैसे कि इस केस में, कुछ और प्राथमिक शोध (रीसरच) करने बाद अपना निर्णय लिखना आपके लिए एक सहायक बदलाव हो सकता है ।

तो इस प्रकार कनवन आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है। साथ ही साथ यह समुह में काम करने के लिए एक शानदार साधन है। एक्साम्पल के लिए, समूह में काम करते

समय, यह सोचना एक आम बात है कि अमुक काम किसने किया और इसके बाद क्या किया जाना चाहिए । कनधन में हर किसी के कामों को दृष्टिगोचर कर देने से हन

सवालों के जवाब देना आसान हो जाता है। मान लीजिए कि आपने अपने घर के कामों को व्यवस्थित ढंग से करने के लिए एक कनबन बनाया है। जब आप इस कनबन को

देखेंगे तो एक ही नजर में पाये कि यह समय आपका वस्त्रों को इस्तरी करने के लिए निर्धारित है क्योंकि आपका बेटा पहले से ही कपड़े धूल चुका है और कुत्ते को खाना

खिलाने की भी कोई जरूरत नहीं है क्योंकि वह काम आपकी बेटी 10 मिनट पहले कर चुकी है।

व्यक्तिगत कनबन आपकी परेशानियों को सिर से ऊपर जाने से पहले ही खत्म कर देगा।

आपको साल 2006 का वह समय तो जरूर याद होगा जब अमरीकी खगोलीय एजेंसी नासा ने यम ग्रह के लिए पृथ्वी से न्यू होरीजॉन नामक एक अतरिक्ष यान मेजा था। अपने लक्ष्य तक पहुँचने के लिए इस अंतरिक्ष यान को अपना गमन पथ 5 मीटर/ सेकड के हिसाब से बदलना था। शुक्र है कि अंतरिक्ष यान का गमन पथ बदल गया। अगर इसे सूक्ष्म अंतर से न बदला गया होता तो वह यम ग्रह पर पहुँचने से 80 हजार किलोमीटर दूर रह जाता।

कभी-कभी अगर समय रहते छोटे-छोटे बदलाव कर लिए जाएँ तो कई सारी बड़ी-बड़ी परेशानियाँ तो शुरु होने से पहले

व्यक्तिगत कनबन के सतत फीडबैक से परेशानियाँ अपनी शुरुआती चरण में ही समाप्त हो जाती है

समाप्त हो जाती हैं। यह अच्छी खबर है कि

एक्जाम्पल के लिए, उस अंतरिक्ष यान के लिए ठीक वक्त पर किये गए एक छोटे से निर्णय ने उसे कम दिक्कतों के साथ उसके लक्ष्य तक पहुंचा दिया।

अब क्योंकि आपका कनबन आपके कामों र निर्णयों के बारे में लगातार फीडबैक देता रहता है इसलिए आप पहले से ही अच्छी तरह से जान जाते हैं कि बया किसी चीज़ को बदलने की जरूरत है और अगर है तो वह कौन-सी चीज़ है। उदाहरण के लिए मान लीजिए आप अभियंता यानि एक इंजीनियर बनने के लिए पढ़ना शुरू करते हैं । आपकी कक्षाएं आपको बहुत उबाऊ लगती हैं मगर आप इस बात को स्वीकारना नहीं चाहते हैं क्योंकि आपको अभियंता जो बनना है। जो कुछ भी हो लेकिन आप अपनी पढ़ाई के कामों को “इन”स्तम्भ तक जाने की कछुए जेसी चाल को नकार नहीं सकते।

अब क्योंकि आपका कनबन आपकी परेशानियों को उनकी शुरुआती अवस्था में ही उजागर करवा देता है इसलिए आप अपनी समस्याओं का खुलकर समाधान कर सकते हैं और अपने में बड़े बदलाव कर सकते हैं।

इसके अलावा भी कनबन का एक दूसरा फायदा है कि यह आपको उन क्षेत्रों को ढूंढने में मदद करता है जिनमें बदलाव की जरूरत है। इसे पूर्वप्रभावी (रेटरोस्पेकटिय) कहा जाता है । चलिए जानते हैं कि कैसे काम करता है

सबसे पहले अपने कनबन के “दन”स्तम्भ में यह देखिए कि आप औसतन एक आम दिन में कितने काम पूरी तरह से खत्म करते हैं और कौन-से काम आपको सबसे ज्यादा आनंद या पीड़ा देते है। इस प्रक्रिया से आपको अपनी वेकार की और बेअसर आदतों के बारे में पता चलता है जिससे उनके लिए समाधान ढंढ पाना आसान हो जाता है। एकाम्पल के लिए, अपना पूर्वनिरीक्षण करते वक्त शायद आपको यह लग सकता है कि आपको कर (टेक्स) भरने से नफरत सी होती है और इसी कारण से आप अपने कर भरने के काम को अतिम तारीख तक टालते रहते हैं इस समस्या का समाधान आप चाहे तो अपना काम एक खतौनी (अकाउंटेंट) से करवा करके कर सकते हैं।

तो आपको कितनी बार अपना पूर्वनिरीक्षण (रेटरोस्पेकटिव) करना चाहिए?

यह आपकी मजा है। लेकिन आप इसे जब भी करे, चाहे एक हफ्ते में करें या फिर एक महीने में, यह एक नियमित आदत होनी चाहिए।

व्यक्तिगत कनबन समयसीमा निर्धारित करने से ज्यादा बेहतर चीज है जबतक कि आप कुछ चीजों को ध्यान में रखकर इसे नहीं करते।

दुनिया के सबसे बड़े तकनीकी विश्वविद्यालयों में शुमार “मेसावुसेट्स इंस्टिट्यूट ऑफ टेक्नॉलजी के शोधकर्ताओं ने एक बार एक प्रयोग किया जिसमें उन्होंने छात्रों के तीन समूहों से शोधपत्र (रीसर्व पेपर) बनाकर उन्हें शामिल करने को कहा; प्रत्येक समूह को अलग-अलग समयसीमा दी गई । पहले समूह को एक स्पष्ट तारीख दे दी गई, जिससे पहले शोधपत्र जगा कराना उनके लिए आवश्यक था। दूसरे समूह को अपनी समयसीमा अपने हिसाब से तय करने की छूट दी गई । जबकि तीसरे समूह से कहा गया कि वे अपना शोधपत्र पूरे गैंगस्टर (6 महीने के शैक्षणिक सत्र) के दौरान कभी भी जमा करवा सकते हैं।

क्या भाप बताया सकते हैं कि इस प्रयोग नतीजे क्या रहे होंगे?

पहला जो समूह था, जिसे एक निश्चित समयसीमा दी गई थी, ने सबसे बेहतर प्रदर्शन किया दूसरा समूह इस मामले में दूसरे स्थान पर रहा जबकि तीसरे समूह ने इस प्रयोग में सबसे घटिया प्रदर्शन किया।

किसी काम की एक निश्चित समयसीमा निर्धारित करना आपको उस काम को करने के लिए प्रेरित कर सकता है क्योंकि इस तरह से आप अपने काम को समयसीमा के हिसाब से करने लगते हैं। हालांकि समयसीमा आप पर दबाव डालकर काम करवाती हैं।

एक्जाम्पल के लिए, इस प्रयोग में एम. आई. टी के छात्रों को समयसीमा से पहले शोधपत्र शामिल करने के लिए दबाव डाला गया, चाहे इसके लिए उन्हें अपने दूसरे जरूरी

कामों को रोकना ही क्यों न पड़ा हो। और संभवता इस कारण से उन्हें अतिरिक्त तनाव का सामना करना पड़ा होगा।

सौभाग्य से, हमारे पास ‘व्यति [ कनबन’नाम का एक दूसरा प्रेरक है, निर्धारण से अधिक प्रभावशाली और कम तनावपूर्ण है।

एकनाम्पल के लिए कोई काम जो बहुत जरूरी है (जैसे आपके स्कूल का काम) पहले से ही आपके कनबन की उच्च प्राथमिकता वाली श्रेणी में शामिल होगा। इस प्रकार आप उसे जल्द-से-जल्द “डूइंग’स्तम्भ में ले जाने का प्रयास करेंगे। इस तरह से कनबन आपके तनाव को कम कर देता है क्योंकि आपके यह आपको तब तक परेशान नहीं करता जब तक कि आपको उसको करने का वक्त नहीं गिल जाता। इसके अलावा यह आपको कामों को टालने से भी बचाता है।

हालांकि व्यक्तिगत कनबन को इस तरीके से इस्तेमाल करने में बहुत सावधानी की जरूरत पड़ती है। उदाहरण के लिए, प्रसंग को ध्यान में रखना जरूरी होता है, कई सारे काम कुछ खास परिस्थितियों में प्राथमिकता बन जाते हैं और जब प्रसंग बदलता है तो प्रथमिकताए भी अपने आप ही बदल जाती हैं। इसलिए यह जरुरी है कि जैसे ही परिस्थिति बदले, हम भी अपने कनबन को बदले।

दूसरी बात, अब क्योंकि आप अपने कनबन में कामों आगे बढ़ते रहेंगे, इसलिए यह जरूरी है कि आप अपने कनबन को एक मेज की भाति व्यवस्थित रखें । अपने कनबन को स्वच्छ रखने के लिए आप उसमें समयप्रबंधन हेतु चार चतुर्थांशों की मैट्रिक्स (चार डिब्बे) बना सकते हैं और उन्हें बहुत ज्यादा जरूरी से जरूरी नहीं तक वर्गीकृत कर सकते हैं।

अब क्योंकि आप व्यक्तिगत कनबन के मूल बिदुओं को जान चुके है तो अब आप इन्हें अपनी जरुरत के मुताबिक अपने कनबन में प्राथमिकता दे सकते हैं।

आप अपने व्यक्तिगत कनबन को लचीलता से अपनी जरूरत के हिसाब से ढाल सकते हैं।

शायद आप जानते होंगे कि डेनमार्क के डिजाइनरों ने एक ऐसा मकान बनाया है जिसकी दीवारें लचीली है, पाइप और फिटिंग को एक जगह से दूसरी जगह आसानी से खिसकाया जा सकता है और इसे इसका मालिक अपने हिसाब से परिवर्तित भी कर सकता है। जैसे कि अगर आपके घर में एक नन्हा मेहमान आ जाता है तो आप बड़ी ही आसानी उसके लिए अपने घर में नया कमरा जोड़ सकते हैं या फिर अगर किसी दिन आपके मन में ख्याल आए कि आपका बैठक कक्ष (लिविंग रूमा) थोड़ा बड़ा होता चाहिए था, वो आप बिना कुछ सोचे अपने कमरे की दीवारों को धकेलकर उसे बड़ा कर सकते हैं। क्या यह बेहतर नहीं होगा कि अगर हमारी जिंदगी भी उस घर के जैसी ही लचीली हो जाए खैर, व्यक्तिगत कनबन भी हमारे जीवन के लिए ठीक इसी प्रकार काम करता है ।

एक्जाम्पल के लिए, आप अपने कनबन में एक “जोड़”का स्तम्भ जोड़ सकते हैं (संभवता “इुडंगस्तम्भ से पहले) जिसमें आप अपने आज के दिन के लिए कामों को रख सकेंगे। यह आपके कनबन में एक मददगार जोड़ हो सकता है क्योंकि लोग प्राय: अपने दिन के सारे कामों को पूरा करने में असमर्थ हो जाते हैं। टूडे स्तम्भ आपकी उपलब्धियों पर नजर रखता है और यह निर्धारित करने में आपकी मदद करता है कि आपकी काम करने की देनिक क्षमता क्या है? मान लीजिए कि आपने हाल ही में पढ़ाना शुरू किया है। अब आप अति आशावादिता में अपने टूडे स्तम्भ में “मुझे आज 60 निबंधों को चेक करना है लिख्य देते हैं। मगर देर शाम तक भी, जबतक आपकी आँखों से धुधाला-घुधला नहीं दिखने लग जाता. आप काम करते हैं और अंत में आप थक-हारकर भी केवल 30 निरबंधों को ही चेक कर पाते हैं। इस प्रकार कुछ दिनों तक करने के बाद और उसका निरीक्षण करने के बाद आप जान जाते हैं कि आप वास्तव में कितना काम एक दिन में निपटा सकते हैं।

लेकिन तब क्या जब आपके काम को पूरा होने के लिए दूसरों के प्रयासों की भी जरुरत हो?

इस तरह के कामों के लिए आप अपने कनबन में एक दूसरा स्तम्भ बना सकते हैं जिसे आप “पेन नाम दे सकते हैं जिसका मतलब है कि यह काम पूरा तो हो गया है बस इसको अब किसी के हस्ताक्षर या मुहर की जरूरत है। एक्साम्पल के लिए, गान लीजिए कि आपके “रेडी”स्म्भ में “पेंटरों को बुलाओ नाग का एक काम पड़ा हुआ है। आप इसे अपने “इुडंगस्तम्भ में ले जाते हैं और पैन्टरों को फोन करते हैं मगर उनमें से कोई भी फोन नहीं उठाता है। अब उनके लिए एक ध्वनि संदेश (वॉइसगेल) छोड़ देते हैं। अब इस काम को अपने डूइंग स्तम्भ में पड़ा रहकर अपना सिरदर्द बढ़ाने के बजाय आप इसे अपने “पेनस्तम्म में ले जा सकते हैं, जब तक कि आपको पेंटरों की तरफ से फोन नहीं आ जाता।

आप परसनल कनबन को अपने काम के समय को मानिटर करने में भी इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके लिए बस आपको रेडी स्तम्भ में इसके विचार की की तारीख, दुग में शुरू होने की तारीख और इन में समाप्त होने की तारीख लिख देनी है अपने काम की प्रगति को इस प्रकार से लिखने पर आपको अपने में उत्पादकता का एक नया भाव दिखेगा।